Syksyn tapahtumakausi alkaa - onko tapahtumasi tekniikka jo suunniteltu?

Syksy on tapahtuma-alalla vuoden kiireisintä aikaa. Yritysten seminaarit, asiakastilaisuudet, henkilöstöpäivät, kongressit, messut ja muut tapahtumat täyttävät kalenterit. Kun tapahtuman sisältöä, puhujia ja ohjelmaa suunnitellaan, yksi asia kannattaa ottaa mukaan suunnitteluun mahdollisimman aikaisin: tapahtumatekniikka.

Tekniikka on parhaimmillaan silloin, kun siihen ei kiinnitä tapahtuman aikana huomiota. Ääni kuuluu selkeästi, esiintyjät näkyvät, esitykset toimivat ja tapahtuman visuaalinen ilme välittyy yleisölle suunnitellulla tavalla. Yleisön näkökulmasta tapahtuma etenee sujuvasti ja vaivattomasti.

Tämän toteutumiseksi tarvitaan huolellista etukäteissuunnittelua jossa kokenut tapahtumatekniikkakumppani voi olla kullan arvoinen.

Kaikki alkaa tapahtuman tarpeista

Tapahtuman tekninen toteutus täytyy suunnitella tapahtuman ehdoilla. Sopiva ratkaisu riippuu muiden muassa tapahtuman koosta, tilasta, osallistujamäärästä ja ohjelmasta. Pienessä seminaarissa tarvitaan täysin erilainen kokonaisuus kuin suuressa yritystilaisuudessa, jossa on useita esiintyjiä, näyttävä lava, videomateriaalia ja satoja tai tuhansia osallistujia.

Myös tapahtuman tavoite vaikuttaa. Onko kyseessä sisäinen henkilöstötilaisuus, asiakastapahtuma, tuotelanseeraus, konferenssi vai suuri vuosijuhla? Entä halutaanko tapahtuma välittää myös niille, jotka eivät pääse paikalle?

Kun nämä asiat ovat selvillä, on huomattavasti helpompaa määritellä, millaista tekniikkaa tapahtuma todella tarvitsee.

Ääni, kuva ja valo muodostavat kokonaisuuden

Äänentoiston tehtävä on varmistaa, että jokainen osallistuja kuulee puheenvuorot ja muun ohjelman selkeästi. Valaistuksella voidaan luoda tunnelmaa ja korostaa tapahtuman visuaalista ilmettä. Videotekniikka puolestaan auttaa tuomaan esitykset, videot ja muun sisällön näkyväksi myös suurelle yleisölle.

Näiden lisäksi tapahtumaan voidaan tarvita esimerkiksi LED-näyttöjä, kameroita, monikameratuotantoa, tallennusta, streamingia tai tulkkaustekniikkaa.

Tapahtumatekniikka on paljon enemmän kuin kokoelma laitteita ja hyvä lopputulos syntyykin siitä, että eri osa-alueet toimivat yhdessä sekä kaluston että sitä operoivan henkilöstön osalta. Tämän takia onkin kannattavaa välttää eri osa-alueiden haalimista usealta toimittajalta tai luottamista liikaa tilan kiinteään kalustoon. Oleellista ei kuitenkaan koskaan ole mahdollisimman suuri määrä tekniikkaa tai viimeisintä huutoa oleva kallis kalusto vaan se, että valitut ratkaisut palvelevat tapahtuman tavoitteita.

Mitä yleisö näkee - ja mitä se ei näe?

Tapahtuman osallistuja näkee lavan, esiintyjät, screenit ja valot. Kulissien takana tapahtuu kuitenkin valtavasti tapahtuman onnistumisen kannalta tärkeää. Tekniikan sijoittelu, kaapelointi, aikataulutus, rakennus, testaus ja henkilöstön yhteistyö ovat asioita, joita yleisö ei välttämättä huomaa lainkaan – ja niin sen pitääkin olla.

Hyvin suunniteltu tekninen toteutus sulautuu osaksi tapahtumaa. Tekniikka ei vie huomiota itse tapahtumalta, vaan auttaa tekemään siitä sujuvan ja vaikuttavan.

Entä jos tapahtuma myös striimataan?

Yhä useampi tapahtuma tavoittaa yleisöä myös tapahtumapaikan ulkopuolella. Streaming voi olla tapa tarjota osallistumismahdollisuus etänä tai jakaa tapahtuman sisältö laajemmalle yleisölle myös tapahtuman jälkeen.

Jos tapahtuma striimataan, asia kannattaa rakentaa mukaan kokonaisuuteen jo tapahtumaa suunniteltaessa. Kamerat, esitykset, grafiikat ja ääni muodostavat kokonaisuuden, joka näkyy myös ruudun toisella puolella ja on äärimmäisen tärkeää, että tapahtumapaikan yleisöä palveleva tekniikka ja striimaustekniikka toimivat hyvin yhteen. Suurimmat synergiaedut saavutetaan kun sama toimija toteuttaa molemmat sillä tällöin suuri osa toimintojen infrastruktuurista voidaan yhdistää.

Hyvä tapahtumatuotanto toimii siis sekä paikan päällä olevalle yleisölle että etäkatsojille.

Milloin tekniikka kannattaa ottaa mukaan suunnitteluun?

Mitä suurempi ja monimutkaisempi tapahtuma on, sitä aikaisemmin tekninen toteutus kannattaa suunnitella. Tekniikkaa ei ole hyvä jättää viimeiseksi kohdaksi, joka ratkaistaan vasta kun kaikki muu on jo päätetty. Tällöin esimerkiksi tilan, lavan, aikataulun tai ohjelman asettamat rajoitukset voivat tehdä parhaiden ratkaisujen toteuttamisesta hankalaa.

Kun tekniikka otetaan mukaan suunnitteluun hyvissä ajoin, voidaan huomioida paremmin yhteistoiminta muiden tapahtumatoteutuksen osa-alueiden kuten esiintyjien, cateringin, tapahtumatilan ja turvallisuuden kanssa kuten myös tapahtumapaikan mahdollisuudet ja rajoitukset sekä rakentamiseen ja purkamiseen tarvittava aika.

Samalla vältytään monilta viime hetken yllätyksiltä.

Mitä tapahtumajärjestäjän kannattaa kertoa tekniikkakumppanille?

Teknisen suunnittelun aloittamiseen ei tarvita täydellisiä tietoja tarvituista teknisistä ratkaisuista. Hyvä lähtökohta on kertoa ainakin:

• missä ja milloin tapahtuma järjestetään
  
• onko rakentamiselle tai purkamiselle aikataulullisia tai muita rajoitteita
  
• kuinka paljon osallistujia odotetaan
  
• millainen ohjelma tapahtumassa on
  
• kuinka paljon esiintyjiä on
  
• millaista sisältöä tapahtumassa esitetään
  
• tarvitaanko striimausta tai tallennusta
  
• millainen tapahtuman visuaalinen ilme on
  
• onko tapahtumapaikalla erityisiä rajoituksia tai vaatimuksia.
  

Näiden tietojen perusteella tekninen kumppani voi auttaa suunnittelemaan kokonaisuuden, joka sopii juuri kyseiseen tapahtumaan.

Toimiva tekniikka tekee tapahtumasta paremman

Tapahtuman onnistumista ei mitata sillä, kuinka paljon tai minkälaista tekniikkaa paikalla oli. Sitä mitataan sillä, miten hyvin tapahtuman tavoitteet saavutettiin.

Pystyikö yleisö keskittymään sisältöön? Kuulivatko kaikki puhujat? Näkikö yleisö esitykset? Oliko tapahtuman tunnelma halutunlainen? Toimiko kokonaisuus yhtä hyvin paikan päällä ja verkossa?

Kun tekninen toteutus on suunniteltu osaksi tapahtumaa eikä erillisenä kokonaisuutena, vastaukset ovat todennäköisemmin myönteisiä.

Suunnitteletko syksyn tapahtumaa?

Syksyn tapahtumakausi on jo käynnissä. Jos tapahtumasi tekninen toteutus on vielä suunnitteluvaiheessa, nyt on hyvä hetki ottaa se mukaan kokonaisuuteen.

DC EventTech auttaa suunnittelemaan ja toteuttamaan tapahtumien ääni-, valo- ja videotekniikan sekä LED-screenit, striimaukset ja monikameratuotannot. Tarvittaessa koko tekninen toteutus voidaan suunnitella ja toteuttaa yhtenä kokonaisuutena.

Hyvä tapahtumatekniikka alkaa hyvästä suunnittelusta.

Ota yhteyttä, niin suunnitellaan yhdessä tapahtumallesi toimiva tekninen kokonaisuus!